一、前期接洽与调研流程

（一）前期接洽流程

1 .接洽方式

前期接洽以邮件为主，后续调研流程可安排现场沟通。

2 .首次来信要求如下：

(1) 邮件标题写： 项目名称。

(2) 邮件正文包括以下内容：

①项目名称、 申办者及联系方式、CRO 及联系方式、组长单位及联系方式；

②是否是注册类项目、是否有 NMPA 批件，NMPA 是否受理、是几期项目；

③组长单位伦理审查是否通过，是否有批件；

④试验药物/器械简介；

⑤整个项目周期、试验观察周期和访视次数；

⑥总病例数、分中心数量、我院拟分配病例数；

⑦拟承接的专业；

⑧是否有特殊检查等；

⑨拟观察费用/例；

⑩其他。

(3) 附件请附方案摘要。

3 .接洽流程

(1) 申办者/CRO 通过邮件将项目方案摘要、保密协议，按照首次来信要求发送给机构办邮箱:mmphgcp01@163.com，请勿跨越机构办私自联系临床PI；

(2) 机构办审阅项目方案摘要并与意向科室进行沟通；

(3) 机构办对意向科室的备案 PI 以及研究团队成员进行评估；

(4) 根据 PI 承接意愿以及机构办评估，通过邮件或微信将最终承接意愿、拟定 PI 及其联系方式回复给申办者/CRO。

4 .前期接洽阶段结束

申办者/CRO 接到机构办同意承接的意愿回复后，即可安排中心可行性调研。

（ 二 ）中心可行性调研流程

1 . 申办者/CRO 通过邮件将可行性调研问卷发送给机构办；或申办者/CRO 派出CRA 前往机构办现场沟通完成调研。

2 . 中心可行性调研完成后， 申办者/CRO 通过邮件向机构办反馈调研评估结果，告知机构办确认选点通知或选点失败，至此调研阶段结束。

3.项目调研联系人：黄进慧老师。

二、立项阶段

（一）电子初审

1.确认选点后，CRA根据“茂名市人民医院科研部”公众号或医院官网上的指引准备立项材料，通过邮件发送给机构办邮箱mmphgcp01[at]163[dot]com。电子资料允许为已填好内容未签章的版本。

2.一般1-3个工作日内机构将对立项材料进行形式审查。形审通过后机构办出具《药物/医疗器械临床试验机构立项费通知》盖章扫描件。

3.形审通过的立项纸质版资料，完成各方签章后用黑色快劳夹装订，侧脊按照公众号上模板备注项目信息，递交至机构办公室。

（二）缴费

1.立项审查费标准

2135.4元/项目（含税）

2.医院账户信息

名称：茂名市人民医院

地址：广东省茂名市为民路101号

电话：0668-2922628

纳税人识别号：124409004564080633

开户银行：中国农业银行股份有限公司茂名为民支行

银行账号：44588801040000128

3.汇款时务必按照《药物/医疗器械临床试验机构立项费通知》中的要求在备注中注明“PI-机构受理号”，以便核账。缴费与立项审查可同时进行。

4.汇款后请及时发送交易凭证到机构办邮箱（mmphgcp01[at]163[dot]com）或伦理邮箱（mmphll[at]163[dot]com），邮件注明开票类型。若是首次汇款需同时提交汇款方的开票信息（加盖公司章）。开具发票为电子发票。

（三）立项审查

1.机构办不定期举行立项审查会议，请CRA协助研究者准备汇报PPT。

2.会议当天可知审核结果。如审核结果为修正后通过，CRA根据立项审查意见对资料进行修改，并重新递交至机构办。

3.机构办对修正后的立项资料进行二次审核，若资料不存在任何问题，即填写《临床试验信息与审议表》，至此立项阶段结束。

三、伦理阶段

机构在通过项目后，项目仍在立项阶段，CRA可同时在茂名市人民医院伦理审查云平台（网址：https://ethics.tonoinfo.com/portalHome/mmsrmyyyxllwyh）中进行伦理申报。

（一）伦理初始审查申请

1.项目获得机构立项批准后，需向伦理办公室递交纸质版申请材料；

2.在提交纸质材料时，需在系统中上传与纸质版完全一致的、已盖章/签字的电子版文件；

3.受理成功后出具受理通知及缴费通知；

4.请于领取伦理审查意见前完成缴费，并将缴费回执和开票信息发到伦理邮箱（mmphll[at]163[dot]com）。

（二）伦理审查申请类别及频率说明

1.修正案报告：方案、知情同意书、受试者相关文件及招募广告等：接受相关材料，并召开会议审查；如修订内容、范围较小，不影响试验的风险受益比，可进行简易审查，其他相关文件可备案，具体操作按伦理审查申请制度SOP及实际情况评估决定。

注：所有经过修订的材料均须附“修订说明”一同提交。

2.修改CRF、新批次试验用药品的药检报告、试验用药品标签等接收相关材料并备案。

3.年度报告：在伦理审查意见有效期前一个月递交。一般简易审查，并出具伦理审查意见。

4.安全性报告

(1) 药物临床试验按以下要求进行报告：

▲严重不良事件报告：对于药物项目，所有SAE都需提交伦理审查。研究者获知严重不良事件后，需在24小时内通过茂名市人民医院伦理审查云平台以电子版形式报告给本伦理委员会，或发送至本伦理委员会邮箱，纸质版报告则需在一周内递交至本伦理委员会备案审查。

▲可疑的非预期的严重不良反应：

本中心发生的致死或危及生命的非预期严重不良反应（SUSAR），需在申办方首次获知后尽快报告，且不得超过7天。对于非致死或非危及生命的非预期严重不良反应，在申办方首次获知后尽快报告，不得超过15天。

报告主体：以本院研究者为主，经申办者评估后，本院研究者签字纸质版提交至伦理委员会办公室（7号楼8楼），电子版上传至茂名市人民医院伦理审查云平台，伦理委员会简易审查，必要时会议审查。

非本中心SUSAR，申办者每季度汇总非本中心SUSAR，纸质版提交至本伦理委员会办公室（7号楼8楼），电子版上传至茂名市人民医院伦理审查云平台审核。

▲申办者需及时向临床试验机构递交研发期间安全性更新报告（DSUR）的执行概要，并确保研究者手册的最新修订内容符合规范。

▲其他可能影响受试者安全的其他信息。

(2) 医疗器械按以下要求进行报告：

严重不良事件：本院医疗器械项目严重不良事件，研究者获知严重不良事件后，需在24小时内通过茂名市人民医院伦理审查云平台以电子版形式报告给本伦理委员会，或发送至本伦理委员会邮箱，纸质版报告则需在一周内递交至本伦理委员会备案审查。

注：器械缺陷无须报告，但因器械缺陷导致的SAE，按照SAE进行报告。

5.研究进展、定期跟踪报告：定期跟踪报告应按照伦理审查意见规定的定期跟踪审查频率，在截止日期前1个月提交定期跟踪审查报告。伦理委员会接收相关材料并审查。

6.对研究者不依从/违反研究方案报告：

需要及时（不超过一个月）报告伦理委员会的违背方案情况包括：①重大的违背方案：研究纳入了不符合纳入标准或符合排除标准的受试者，符合中止试验规定而未让受试者退出研究，给予错误治疗或剂量，给予方案禁止的合并用药等没有遵从方案开展研究的情况；或可能对受试者的权益/健康以及研究的科学性造成显著影响等违背GCP原则的情况。②持续违背方案（指同一研究人员的同一违规行为在被要求纠正后，再次发生），或研究者不配合监查/稽查，或对违规事件不予以纠正。凡是发生上述研究者违背GCP原则、没有遵从方案开展研究，可能对受试者的权益/健康以及研究的科学性造成显著影响等违背GCP原则的情况，申办者/监查员/研究者应提交违背方案报告。为避免研究对受试者的即刻危险，研究者可在伦理委员会批准前偏离研究方案，事后应以“违背方案报告”的方式，向伦理委员会报告任何偏离已同意方案之处并作解释。

轻度的不依从/违反：研究方案情况可按季度递交或具体情况评估上报伦理委员会。

7.结题报告：接收相关材料并审查。递交材料应包括：分中心小结表（需机构定稿并由PI签字）及结题报告表。在递交结题报告前，请确认相关费用已全部缴清。

（三）伦理审查收费标准（不含税）

方案违背报告、暂停/终止报告、定期跟踪审查、安全性事件审查、结题审查不收费。

（四）资料递交时间

1.每周一、周二和周四接受递交资料。每周三、周五不收资料。

2.会议审查文件截止递交时间为会议前一周。

（五）递交材料注意事项

1.所有上传系统的文件均需签字/盖章版本，伦理递交信需上传word版本；

2.所有审查申请表均需提交含有PI签字的PDF格式文件；

3.提交材料时，请确认单位名称为“茂名市人民医院医学伦理委员会”，并确保递交信回执有“会议审查、简易审查或备案”等相应选项；

4.在提交结题报告之前，请确认所有审查费用已结清，并检查是否有遗漏递交伦理审查的材料，如有遗漏，请先补充完整后再进行结题报告的提交。

四、合同管理阶段

1 .项目受理的同时（立项、合同洽谈可同时进行），可将主协议、CRC 协议和申办方责任声明（如适用）发送机构办邮箱（mmphgcp01[at]163[dot]com) 审核。

2 .通常情况下，使用本中心统一模板，合同模板可通过“茂名市人民医科研部公众号”下载专区中下载获取，建议CRA在修订模式下拟定合同初稿，方便合同双方识别修订的内容。

3.协议流程：CRA 邮件发送协议初稿——机构办审核（3个工作日内修回）——同意初稿定稿——院内流程审核（5个工作日内修回）——同意定稿——签署流程（纸质合同经申办方、CRO 、PI签字后递交机构呈递法人签章，需约 5 个工作日）。

4 .签章及装订要求：非法定代表人签字需要提供委托授权书，使用合同专用章需提供效力一致性声明。合同双面打印，使用回形针固定即可。

5 .合同领取：合同签署完成后，机构办将会在 CRA 、CRC 群通知领取。

6.合同签署节点：应在获得伦理批件后由申办方、CRO 、PI 在定稿版合同上签署盖章，并递交至机构办签字盖章。

注意事项：启动前主合同应签署完成。

五、财务管理流程

（一）费用汇款

包含临床试验项目立项审查费、伦理审查费、临床试验协议费。

1.临床试验协议费用付款

(1) 协议首笔款：在项目启动前完成首笔款的汇款。

(2) 尾款支付：项目结束后进行结算表签字后，及时支付项目尾款（分中心小结盖章前完成）。

2.费用汇款注意事项：

(1) 汇款务必备注清楚对应的项目机构受理号和用途，如“YW2025…立项审查费/伦理审查费/合同第X笔款”。

(2) 每笔汇款完成后及时发送汇款凭证到机构邮箱（mmphgcp01[at]163[dot]com）申请开具发票。

（二）发票领取

1.所有临床试验项目相关费用均开具电子发票（增值税普通发票/专用发票）。

2.所有汇款在当月开具发票通过邮件发给各项目CRA，如有错误请及时反馈，跨月发票不可重新开具。

（三）退费申请

1.如涉及项目退款，CRA递交双方签章的结算表及公司出具的退款函（说明退款原因、退款账号等）到机构办，机构办审核后向计划财务部申请办理退款手续。

2.开具红字发票目前为电子流程，具体流程为：本院财务在税务系统发起→机构办通知CRA→CRA提醒公司财务24小时之内在税务系统中确认→本院开具红字发票→机构办将发票反馈给 CRA。

六、人类遗传资源文件递交流程

（一）人类遗传资源事项办理时间

项目在机构办完成立项并通过伦理审查后方可办理人类遗传资源相关事项。

（二）流程：

1.研究者OA发起申请

(1) 我院作为参与单位/合作单位

研究者在我院OA系统科研部专栏发起“人类遗传资源申报医院公章使用”流程，并上传以下材料：

①　需签署盖章的承诺书/合作单位签章页等材料（至少一式3份）

②　临床研究项目人类遗传资源登记表

③　研究者承诺书签字版（一式两份）

④　科技部人类遗传资源审批申请书/备案信息表（若涉及变更申请，请同时上传首次申请书以及变更申请书）

⑤　科技部人类遗传资源审批决定书（若有）

(2) 我院作为人遗申请牵头单位

我院作为人遗申请牵头单位时，尚无账号的PI（主要研究者）先在“人类遗传资源管理信息系统”（网址 https://apply.hgrg.net）进行“自然人注册”，同步告知我院人遗办（单位管理员庞文霞，电话18666818602）进行用户授权后，自行登录系统填报人遗办审批/备案项目所需资料并提交单位管理员审查，通过后生成申请材料，下载并打印“单位审核意见”或“合作单位签章”。在OA系统科研部专栏发“人类遗传资源申报医院公章使用”流程，并上传以下材料：

①　“单位审核意见”或“合作单位签章”等需签署盖章的材料

②　人类遗传资源登记表

③　委托书（若有）

④　人类遗传资源管理审批申报建立账号申请单

⑤　科技部人类遗传资源审批申请书/备案信息表、科技部人类遗传资源审批决定书（若有）

2.研究者递交材料

OA流程通过后，请把上述材料递交到6号楼9楼人类遗传资源管理办公室（以下简称人遗办），递交材料前联系黄素梅老师，联系电话18933897709。

3.承诺书/合作单位签章页等材料的文件签收

（1）我院作为参与单位/合作单位

承诺书/合作单位签章页等材料签字盖章完成后，人遗办通知CRC领取并扫描盖章材料发送至CRA，将纸质盖章材料原件保存至机构办立项文件夹和研究者文件夹。

（2）我院作为人遗申请牵头单位

PI获得签字盖章文件，自行上传到“人类遗传资源管理信息系统”（网址 https://apply.hgrg.net），待单位管理员审查后，再提交至科技部受理。科技部审批通过后，下载人类遗传资源审批决定书或备案信息表并收集分中心所需备案材料后在科技部系统补充上传分中心备案材料。

备注：以上申请表格材料模板见公众号下载专区。

七、项目启动流程

1 .需完成的会前准备工作（可在“茂名市人民医院科研部”下载启动前准备工作评估表）：

（1）临床试验协议（合同）各方签章完成。

（2）人类遗传资源文件递交机构办备案完成。

（3 ）确认启动前完成临床试验合同首付款打款，并按机构办要求提供开票信息，特殊情况应跟机构办提前沟通。

（4）与 PI 商定授权分工人员，提前确认授权分工表职责内容。

（5）试验用药品/试验用医疗器械到位。

①药物临床试验：CRA 需根据《药房工作流程》，确保试验用药品在启动会前抵达中心。若试验用药品需存放专业科室，需提前向机构办提出申请填写《专业科室自行保管试验用药品申请》，如遇特殊情况可与机构办沟通。

②医疗器械临床试验：申办者/CRO与专业科室、机构办沟通运输试验用医疗器械和相关物资等事宜，并在项目启动前将试验用医疗器械及相关物资交接至项目研究团队，由机构器械管理员和研究团队器械管理员共同接收。

（6）确认项目相关表格/量表/文件等需受控文件已按机构办要求进行审核、受控。

（7）CRA 联系机构人员完成启动会前质控，原则上CRA和CRC需一起参与机构办的线下启动前质控工作，若CRA因特殊原因无法到现场，需提前报备。

（8）完成上述步骤后， 由机构办与主要研究者商定启动会时间后告知CRA，CRA将会议日程发送给机构办黄进慧老师审核，定稿版本会议日程发至机构办邮箱。

（9）涉及多科室参与项目，由PI或机构办通知参与科室人员共同参会，建议会议地点使用机构办会议室，要求参与项目授权的医生必须全部参加项目启动会。

（10）启动会正式开始后，请参会人员认真听讲，积极参与讨论，严禁CRC走动签字，各项表格签字需在启动会正式开始前完成。

（11）在项目启动会前，由机构办统一建立项目沟通群。群名统一为：项目名称简写+启动会日期（例如：20240405），群成员备注统一为：姓名+科室/公司，CRC命名为：CRC+姓名+联系电话。

八、文件受控流程

1.审核：机构办质控员对申请受控文件的必要性进行审核，审核通过后，递交纸质文件由档案管理员盖受控章。

2.盖章：项目组人员填写纸质版《受控文件发放、收回、销毁记录》，档案管理员核对无误后，对各类纸质版文件进行盖受控章。

3.文件的保存和使用：文件使用者必须妥善保管受控文件，不得随意复印。

4.文件的回收及销毁：作废的文件或临床试验结题后未使用的 文件递交至机构办公室进行回收，在清点数量无误后全部回收并销毁，做好回收销毁记录。

九、药房工作流程

本研究中心采取GCP中心药房统一化管理，整体管理流程根据项目开展进度分为三个阶段：试验启动前、试验进行中、试验结束后。

（一）试验启动前

1.试验用药品申请

（1）申请时间：启动前7个工作日

（2）申请数量：CRA与机构药物管理员联系（电话：0668-2922335），确定申请数量。

2.药物管理员培训

（1）培训时间：启动前3个工作日

（2）培训流程：

①　CRA电话（0668-2922335）或微信预约药物管理员培训时间；

②　通过线下培训或线上腾讯会议等方式完成药物管理员的培训（签署培训记录、分工授权表等），开通药物管理员随机系统账号。

③　将试验用药物相关管理文件用黑色快劳夹装订整理，递交到机构GCP药房。文件夹中应包括但是不限于以下材料：本试验药品管理SOP或药品培训相关PPT、试验用药品发放回收表、试验用药品库存表、处方模板和文件盒标签（机构模板见公众号下载专区）。

3.试验用药品的接收

(1) 接收时间：国家法定工作日上午（8:00-11:30），下午（14:30-17:00），需CRC到场协助接收。

(2) 接收提交的材料：随箱附药检报告、药品交接单、运输过程中温湿度记录、温度计校准证书等。

(3) 原则上需先进行药物管理员培训方可转运药物至GCP药房，试验用药品到位后方可召开项目启动会。

(4) 运输过程药品超温处理：暂时按要求的保存温度进行隔离，CRA 24小时内提供稳定性报告，否则拒收。

(5) 地址：广东省茂名市茂南区为民路101号大院茂名市人民医院7号楼8楼GCP药房。

(6) 联系人及联系方式：

黄素梅老师（随机系统绑定邮箱：hsmkyzx[at]163[dot]com）

何燕虹老师（随机系统绑定邮箱：heyanh2[at]126[dot]com）

联系电话：0668-2922335。

4.其它情况

（1）专业组自行保管药物申请

临床试验用药品原则上由GCP药房负责统一集中管理。如有特殊情况需科室自行管理的，需在“下载专区”下载并填写“专业科室自行保管试验用药品申请表”，获得机构办批准后，指定有相应资质的专人负责保管。

（2）中心间调药

①　由本中心调出：CRA提前联系药物管理员确认，提供PI同意调药的说明（须阐明调药原因、调转的单位）、药品交接清单等。本中心提供温度记录、温度计校准证书。

②　由其他中心调入：CRA提前与药物管理员预约调药时间，提供项目组加盖公章的调药说明（须阐明调药原因、药品信息、评估药品是否可用的结果），转出中心接收此批药品的接收记录、运输途中及贮存期间温度记录，冰箱、温度计校准证书，药品清单、药检报告等。

（二）试验进行中

1.试验用药品储存

（1）储存设备：2-8℃冷藏冰箱4台，10-20℃阴凉柜冰箱1台，15-25℃恒温冰箱1台，常温药品柜40个，麻精药品保险柜1个。若上述温度无法满足，需提前联系药物管理员。

（2）药品温湿度记录：

①　GCP药房对温湿度实行统一化管理。温控系统10分钟、20分钟（冰箱区）或30分钟（常温区）记录一个数据点，药物管理员每月初导出上个月所有储存设备的温湿度记录曲线，并签字后上传至公众号“下载专区”。

②　温度计、冰箱每年校准一次，校准证书请在公众号“下载专区”中自行下载。

（3）储存超温：

①　GCP药物管理员发现超温后查看温湿度监控系统报警提示，导出超温时间、温度曲线、试验用药品批次、通知CRC并隔离相关超温药品；

②　CRC立即通知CRA（含超温时间、温度曲线、药品批次等）；

③　CRA 24小时内撰写《超温事件处理报告》，提交机构办；

④　机构药物管理员根据《超温事件处理报告》处理相关超温药品。

2.试验用药品发放

(1) 试验用药品发放预约：CRC应在药品发放前一个工作日提前预约。

(2) 试验用药品发放时间:国家法定工作日8:00-12:00、14:30-17:30，如有特殊情况请与药物管理员沟通。

(3) 试验用药品发放：GCP药物管理员双人核对并填写发放回收表、库存表，专业组研究护士（药物管理员）核对领取。

  3.试验用药品回收

(1) 试验用药品回收预约：CRC应在试验用药品回收前一个工作日进行预约。

(2) 试验用药品回收时间:国家法定工作日8:00-12:00、14:30-17:30，如有特殊情况请与药物管理员沟通。

(3) 试验用药品回收：专业组研究护士（药物管理员）清点回收试验用药品，GCP药房药物管理员核对并填写发放回收登记表。

4.药房监查

(1) 监查预约：要求CRA需至少提前1个工作日在微信中预约药房监查。

(2) CRA到访需现场签到，进入GCP药房需登记《药房出入登记录表》。

(3) 监查：CRA现场监查试验用药品发放回收表以及回收药品、剩余药品编号和数量等，现场发现问题并及时反馈。

（三）试验结束后

1.试验用药品退回

（1）退回时间：试验结束后30个工作日进行试验用药品退回，CRA需至少提前1个工作日与机构药物管理员微信预约药品退回时间。

（2）CRA到访需现场签到，进入GCP药房需登记《药房出入登记录表》。

（3）试验用药品退回：CRA根据试验用药品具体情况填写回收交接单（一式两份），机构药物管理员现场核对回收交接单退回药品信息，确认无误后退回药物，试验用药品接收方签收后需把一份交接单原件寄回GCP药房存档。

2.文件清点

（1）清点时间：所有试验用药品退回当天。

（2）清点内容：CRA与机构办药物管理员核对每次试验用药品的快递单、药检报告、药品交接单、运输温度记录与校准证书；核对处方单、随机单（如适用），清点发放量、回收量、剩余量是否符合实际。

十、安全性数据接收及处理程序流程

（一）药物临床试验SAE报告要求及时限：

1.SAE报告要求：

除试验方案或者其他文件（如研究者手册）中规定不需立即报告的严重不良事件外，研究者应当在获知SAE后立即向申办者书面报告所有严重不良事件，通常为24小时内。

2.SAE报告时限：

首次报告：研究者需在获知SAE发生的24小时内书面报告给申办者，同时将扫描版报告电子递交至临床试验机构邮箱以及伦理审查云平台。

随访报告：研究者定期追踪事件的发展，获知SAE随访结果后书面报告给申办者，同时将扫描版报告电子递交至临床试验机构邮箱以及伦理审查云平台。

总结报告：SAE症状消失或达到稳定状态，或者受试者失访、死亡。研究者将总结报告书面报告给申办者，同时将扫描版电子递交至临床试验机构邮箱以及伦理审查云平台。

所有纸质版报告应在完成电子递交后，递交至临床试验机构办以及伦理委员会办公室。

（二）药物临床试验妊娠事件的上报要求：

若临床试验的受试者或男性受试者伴侣发生妊娠，报告的部门及时限要求同SAE报告，并且需要随访至妊娠结局（如：妊娠终止、分娩），观察有无先天异常或畸形等事件发生。如符合SAE标准，按SAE要求上报。

（三）药物临床试验SUSAR报告要求和时限规定：

1.本中心发生的SUSAR报告：

（1）对于致死或危及生命的SUSAR，研究者接收到申办者报告后，应尽快但不超出申办方首次获知的7天内报告机构办以及伦理委员会，并在随后的8天内报告、完善随访信息。（申办者首次获知当天为第0天）。

（2）对于非致死或危及生命的SUSAR，研究者应尽快但不超过申办者首次获知后15天内上报机构办以及伦理委员会。

（3）报告方应取得对方的签收回执，包括申办者取得研究者的签收回执、研究者取得机构办、伦理委员会的签收回执，以确认按时上报。

2.非本中心的SUSAR报告：

外院SUSAR则可按季度集中由研究者审阅后递交给机构办以及伦理委员会。

（四）药物临床试验DSUR报告递交临床试验机构流程：

1.申办者提供的DSUR应当包括临床试验风险与获益的评估，有关信息通报给所有参加临床试验的研究者、临床试验机构及伦理委员会。

2.DSUR的具体撰写与报告时限参照ICH-E2F及CDE《研发期间安全性更新报告要求及管理规定》，进行年度报告递交，原则上报告周期不超过一年。

（五）医疗器械临床试验SAE报告要求及时限

1.研究者应当在获知严重不良事件后24小时内，向申办者、机构办、伦理委员会报告；并按照临床试验方案的规定随访严重不良事件，提交严重不良事件随访报告。

2.申办者应当在获知死亡或者危及生命的临床试验医疗器械相关严重不良事件后7日内、获知非死亡或者非危及生命的试验医疗器械相关严重不良事件和其他严重安全性风险信息后15日内，向参与临床试验的其他医疗器械临床试验机构、伦理委员会以及主要研究者报告，向申办者所在地省、自治区、直辖市药品监督管理部门报告，向医疗器械临床试验机构所在地省、自治区、直辖市药品监督管理部门和卫生健康管理部门报告。

十一、受试者检查费用报销及补贴发放流程

（一）递交材料时间

一般为每月14日-19日、28日-次月4日，节假日顺延至最近工作日（如需递交报销资料的，需在以上两个时间段内完成资料的整理并递交给机构办何燕虹老师处）。

（二）材料核对

递交的报销材料经机构办老师审核无误后，CRC到机构办领取报销审批表，领回相关文件应找相应人员签名。核对有误的报销材料需在收到通知的三个工作日内完成资料的修改，修改后重新递交到机构办。

（三）申请报销及补贴发放需要提交的资料

1.报销申请单、受试者免费检查明细、受试者补贴发放表（科研部公众号下载模板）；

2.受试者身份证、银行卡复印件（复印件处需受试者签名及写明开户行信息）；

3.如需报销受试者门诊/住院费用，需提供发票及清单（自助机处打印）；

4.发送受试者补贴发放表（电子版）给机构办何燕虹老师；

5.如为受试者家属代签名领取，除上述资料，需额外提供：受试者本人及家属签名的委托书、受试者家属身份证及银行卡复印件，复印件处需家属签名及写明开户行信息（委托书可在科研部公众号下载中心下载模板）；

（四）表格填写要求

1.免费检查明细：以报销清单上的细项及其金额为源，进行汇总并填写免费检查明细表。

2.报销申请单：需在受试者姓名一栏，备注受试者当次申请补贴的对应访视点。

（五）注意事项

1.每位受试者的纸质资料使用回形针或长尾夹夹在一起，请勿使用装订机装订；

2.收款人账户必须为银行卡借记卡或人民币活期结算存折（储蓄卡活期储蓄存折不可用），申请补贴前请跟受试者确认银行卡/存折能否正常使用；

3.为避免重复发放，报销申请单受试者姓名一栏请备注清楚当次申请补贴的对应访视点。

十二、质控流程

（一）启动前质控

CRA参考《临床试验项目启动前评估表》准备文件，在启动前（至少提前 3 个工作日）联系机构质控员进行启动前质控（启动前质控CRA需要到场）。机构质控完成后，研究者与CRA 需根据提出的问题进行整改，所有问题解决后将生成终版启动前质控单，由主要研究者签字确认后交回机构办公室存档，方可预约启动会。

启动前需准备包括但不限于遗传办批件及分中心备案情况、本中心伦理审核情况、合同签署情况、首笔款到位情况、CRA/CRC 培训情况、免费检查清单、处方单模板填写情况、项目表格/文件质控及受控情况等，以保证项目启动会前相关文件及流程均已完备，符合启动标准。

（二）首次质控

当项目完成首例随机入组后，请CRA及时联系机构质控员并扫码填写质控预约（首例质控优先安排），由机构质控员针对试验入组受试者的知情同意、筛选、入排、随机、药物管理环节等流程进行质控，以免在纳入受试者时发生误纳的问题。

首次质控请准备以下资料：试验方案、研究者文件夹（包括药物管理、生物样本管理等相关文件和记录表单）、受试者文件夹、其他相关文件。

（三）中期质控

当项目入组例数达到合同例数过半时，请CRA及时联系机构质控员并扫码填写质控预约。对试验入组受试者的疗效性指标、安全性指标， 以及试验流程、记录的规范性和方案、SOP依从性开展质控检查，切实保护受试者的安全和权益，保证试验开展的规范性，确保试验记录和报告数据及时、真实、准确、完整。

中期质控请准备以下资料：最新纸质的试验方案（2本），电子版方案提前发送给机构质控员、药品管理文件夹、生物样本管理文件夹、受试者文件夹（必须携带发生SAE及重大PD的受试者文件夹）其他相关文件。

（四）结题质控

当所有受试者完成随访出组后，原则上在临床试验数据库锁库前对其进行结题质控，请CRA及时联系机构质控员并扫码填写质控预约。质控内容：包括但不限于所有签署知情同意书的受试者的疗效性指标、安全性指标，以及试验流程、记录的规范性和方案、SOP依从性、结题流程等。

结题质控CRA/CRC需要根据我院归档目录清单整理好归档文件。请准备以下文件：试验方案、研究者文件夹、药品管理文件夹、生物样本管理文件夹、受试者文件夹（必须携带发生SAE及重大PD的受试者文件夹）。

（五）质控申请流程

项目质控申请由CRA扫码填写质控预约后机构办将通知CRC/CRA项目质控的具体时间。结题质控建议锁库前两个月提前申请。

（质控预约二维码）

（六）质控反馈与整改

纸质版《临床试验质量检查问题通告书》由CRC协助领取，领取后及时递交CRA和PI进行签字，PI负责项目问题整改统筹安排，针对所提出的问题在15个工作日内进行整改，并及时将整改情况记录填写《临床试验质量检查反馈报告》、佐证资料提交至机构质控员。机构质控员将逐一确认质控问题解决情况。

若规定时间内对质控检查发现的问题尚未解决的，机构办将按管理要求暂缓项目推进，待整改验收通过后方可恢复实施。若因CRA/CRC不配合整改且情节严重者，机构办有权更换CRC/CRA。

十三、CRC 管理流程

（一  ）人员要求

1 . 医学、药学、护理等相关专业，大专以上学历。具备6个月以上工作经验；既往负责项目数量：作为主要负责CRC项目数至少1个，或者作为协助CRC负责项目数至少3个。

2 .工作前应接受过 GCP  等法规及临床试验专业技术培训，并获得证书；

3 .驻点本研究机构，遵守我院和所在科室的规章制度和工作流程， 服从研究者及机构办公室管理。

（二）CRC考核流程

1 .递交资料：CRC 将本人派遣函及资质文件递交至机构办何燕虹老师处。

2 .笔试：笔试考试采用纸质答卷的形式进行，主要对GCP、临床试验相关规定与指南的掌握和理解进行考核；笔试考核机会2次，80分合格。

3. 面试：面试主要是考察CRC对拟负责项目的熟悉度、对本中心临床试验相关重要流程/环节的的了解度，以及CRC工作经验和协调沟通能力（以问题场景设置的形式）等；面试考核机会2次，80分合格。

4. 对于笔试或面试考核不通过者，3个月内不予以重新考核。为保证项目开展进度，请CRO/SMO公司及时更换新CRC参加考核。

（三）CRC 备案

面试通过的CRC需要提供CRC派遣函、简历、学位证、身份证复印件以及GCP证书复印件至机构办备案，同时签署保密承诺书。

（四）授权与管理

1.对于资质符合要求的CRC，机构将下发盖有药物临床试验机构印章的工作证。

2.签署协议，项目启动前由PI在项目授权表中对CRC授权。

3.CRC在中心工作期间，需佩戴工作证。

（五）CRC 更换

1.原则上，不得随意变更CRC，试验过程中若遭遇不可抗因素需要变更CRC，需提前 4 周将CRC人员变更及备案资料发送至机构邮箱并递交纸质版，授权新的 CRC 需按备案要求执行。

2.新任 CRC与离任 CRC 应充分做好交接工作，并做好交接记录，原则上工作交接时间不少于 2 周，确保新一任CRC完全掌握试验信息后方可更换人选。离任CRC 需及时返还工牌。

3.原则上每个项目的CRC变更不得超过三人。

十四、CRA 交接流程

1.CRA人员资质要求：医学、药学、护理等相关专业，接受过《药物临床试验质量管理规范》《医疗器械临床试验质量管理规范》及ICH-GCP等法规培训及临床试验技术规范培训的人员，并且能提供有效证书。

2.线下交接：原CRA递交新任CRA“委托函+个人简历+身份证+GCP培训证书”（需盖章）至机构办备案，同时告知研究者关于CRA的变更，新任CRA完成项目相关流程培训。

十五、稽查、QC 申请流程

（ 一 ）稽查、QC 的安排与申请

与 PI 初步约定日期，并制定稽查/QC计划，包括时间、地点、参加 部门、参加人员、内容。将稽查/QC 计划以邮件形式通知机构办、PI 、key-SubI 等研究团队成员。稽查/QC当日递交纸质版稽查/QC人员资质文件至机构办公室备案。

（二）稽查/QC 人员的资质

资质文件应包括：授权委托书、人员履历、身份证复印件、GCP 证 书复印件。

（三）稽查/QC 实施与报告

1.稽查/QC 人员需至少提前1天将稽查/QC 启动会、反馈会的会议时间、地点以邮件方式告知研究团队和机构办，同步扫码填写GCP项目稽查登记，稽查当天递交稽查人员资质人员至机构办并签到。

2. 稽查/QC人员在院稽查/QC 时，需遵循我院相关管理制度，不得妨碍医院正常医务工作。

3. 稽查/QC中发现的问题，研究者需科学、严谨的回复。

4. 稽查/QC 完成后，应当召开稽查/QC 反馈会， 向研究团队反馈发现问题，提前通知机构办人员参会，协助、配合研究团队进行整改。

（四）关于稽查/QC 的要求

1 .在结题前对项目进行稽查/QC，Ⅲ期注册类药物临床试验和注册类器械临床试验以及其他可能会接受国家核查的项目，申办方或CRO须安排第三方稽查，其他项目可接受公司内部质控，建议在临床试验入组1-5 例、中期、结题前对项目进行稽查/QC。

2 .除以上稽查/QC 安排，机构办鼓励申办者/ CRO / SMO公司在试验中任意时间安排稽查/QC，并且不限制稽查次数。

（稽查登记二维码）

十六、结题流程

（一）结题需完成的事宜-针对有入组受试者的项目（以下事宜可同时进行）：

1.试验结束后，申办者发出正式的“关闭中心函”至项目PI，PI通知机构办公室及伦理委员会办公室。

2.CRA和研究者清查是否占用医保资源，并与机构办按照“占用医保资源的各种情形”逐项进行核查，如未占用医保需出具“临床试验未占用医保资源说明”（纸质）。

3.CRA填写《临床试验项目费用结算明细》（机构办模板），电子版发至机构办邮箱mmphgcp01@163.com，机构办收到邮件后将在5个工作日内和研究者核算实际发生费用总额。如实际发生费用与已付金额存在差异，CRA应及时按合同交清费用或根据相关流程处理退款进行尾款清算，需经科室、机构办审核无误后再申请打款。

4.CRA需亲自到GCP药房办理药物退回手续，清点剩余药物及空包装，退返申办者/CRO，资料归档前提供药物销毁记录。

5.CRA对照“药物临床试验数据现场核查要点”进行自查或安排稽查人员稽查，并提交自查/稽查报告至机构办。

6.CRC/CRA提前与机构质控员预约结题前质量检查，质控员确认所有问题均完成整改，方可与资料管理员预约归档。总结报告若在归档后完成，CRA需递交一份原件（或刻盘）至机构办公室。

7.CRA需按“临床试验结题签认表”要求，各方人员确认完成各项工作后签字。

8.若本中心为组长单位（协调单位），PI应与申办者/CRO公司和统计单位共同撰写总结报告，并组织召开总结会议；若本中心为参加单位，应参加总结会议，积极参与讨论、撰写总结报告。

9.分中心小结表需包含计划入组例数、筛选例数、入组例数、完成试验例数、未完成试验例数、AE例次、SAE例次、方案违背例次。附表应包括但不限于：

（1）研究小组成员一览表；

（2）受试者筛选、入选、完成情况一览表；

（3）实验室正常值范围表；

（4）方案违背、AE、SAE一览表。

10.总结报告/分中心小结表交至机构办公室。由机构办公室资料管理员对所有资料进行核对归档并签字确认，最后由机构主任审议、签字、盖章。       11.专业科室将已签章的总结报告复印件或结题报告报送医学伦理委员会，CRC/CRA按伦理结题清单准备材料，伦理秘书按文件校对清单校对。

（二）结题需完成的事宜-针对无入组受试者的项目

临床试验项目若无受试者入组，机构办将不再进行结题质控，其余结题事宜均按上述流程进行。

十七、档案查阅流程

1.允许临床试验的研究者、监查员、稽查员、临床研究协调员、伦理委员会的审查者及药品监督管理部门的检查人员查阅临床试验相关的源数据和源文件。其他人员若需查阅档案，需提交申办者加盖公章的委托函。

2.所有人员在查阅档案时必须在《档案室文件查阅登记表》 中登记并签字。

3.档案不得外借，不得让无关人员抄写、复印、扫描、拍照。

4.特殊情况下申请通过并登记后，可进行扫描、复印、借出，借出应在限定时间内归还。

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